La GIZ Bénin recrute pour le programme pour la création et le renforcement des unités de Police de plusieurs pays d’Afrique au Bénin, un (e) Expert Suivi-Evaluation, un (e) Responsable Administration et Finances et un Comptable (H/F), respectivement de Bande 4T et 4A qui seront basé à Cotonou.
1) Expert Suivi-Evaluation
A. Domaine de responsabilitéDe manière succincte, le/la titulaire du poste a les responsabilités suivantes :
– Soutenir le chef d’équipe et les autres professionnels auxquels il/elle a été
affecté(e) pour effectuer des tâches techniques;
– Coordination des activités du projet;
– Effectuer des tâches de recherche spécifiques nécessaires à la
planification ou à la mise en œuvre d’un projet ou d’un programme;
– Mise en œuvre de tâches spécifiques liées à la gestion des connaissances
pour le programme/projet;
– Appui du chef d’équipe dans la mise en œuvre des activités du projet;
– Développement et mis en œuvre d’un système suivi et évaluation.
B. Attributions
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
1. Suivi/Evaluation
– Développer, mettre-en-œuvre et restructurer le système de suivi et
évaluation, selon les standards de la GIZ, en coopération avec le/la responsable du projet;
– Veiller à la mise en place de façon décentralisée et au bon fonctionnement
du système de suivi et évaluation qui soit efficace et participatif;
– Superviser le suivi du projet et mettre à jour l’information sur l’avancement
du projet, les documents et les rapports réguliers sur les résultats des activités;
– Développer et alimenter la base de données du programme (et assurer le
classement conformément aux règles de la GIZ);
– Suivre des résultats, des indicateurs et des effets de la GIZ;
– Préparer les états d’avancement (rapport trimestriel, rapport annuel et des
évaluations).
2. Gestion opérationnelle du projet :
– Appui/soutient le/la responsable dans la planification stratégique des
activités ;
– Assure la conception, préparation, mise-en-œuvre et le suivi des activités
en proche collaboration avec le/la responsable du projet ;
– Recueille une vue d’ensemble des activités du projet/programme, des
délais, etc. et la présente régulièrement lors des réunions d’équipe ;
– Appuie la préparation des termes de référence ainsi que la sélection et la
supervision des parties externes (ex. consultants) dans la mise en œuvre des activités de
projet/programme, y compris l’évaluation des performances ;
– Supervise, examine et valide tous les rapports des activités réalisées par
les consultants/formateurs;
– Soutient l’administration du projet dans la préparation des achats de biens
matériels, l’élaboration des contrats, la préparation des TDR, suivre les résultats produits par
les prestataires;
– Développe et assurer de bonnes relations avec les bénéficiaires et
partenaires de l’action, les autorités locales et les représentants de la société civile;
– Organise les réunions du Comité de Pilotage du projet;
– Établit des rapports opérationnels et autres documents requis.
3. Recherche :
– Préparer et mettre en œuvre des projets de recherche qualitative (développement
d’outils d’enquête, tests sur le terrain, formation des experts, préparation organisationnelle sur
le terrain, collecte et évaluation des données).
C. Qualifications, expérience et compétences requises
• Qualification
Au moins BAC + 5 en gestion de projet, formation en S&E ou science sociale équivalente ;
Au moins 5 ans d’expérience professionnelles dans le domaine suivi/ évaluation.
• Expérience professionnelle
Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de Suivi –évaluation et gestion du
projet.
• Autres connaissances/compétences
– Expérience en gestion de projet, évaluation et budgétisation de projet
– Expériences sur les méthodes du Suivi et Evaluation
– Maîtrise des méthodes de planification par objectif
– Esprit de synthèse
– Expériences en accompagnement des organisations en milieu rural
– Excellente aptitude relationnelle au niveau communautaire
– Connaissance sur les démarches participatives et stratégies du développement
– Capacité de travailler de façon autonome et de respecter les délais
– Bonne connaissance de rédaction en langue française
– Capacité de travailler en équipe multiculturelle
– Bonne connaissance des moyens informatiques (logiciels Word, Excel et gestion de courrier électronique)
– Flexibilité
– Intégrité
2) Responsable Administration et Finances 4T A. Domaine de responsabilité
Dans ce cadre, le titulaire de la fonction a les responsabilités suivantes : Au niveau national :
• Planifie et suit les finances et soutient la chargée de Programme dans la mise en œuvre du programme et au contrôle commercial du programme ;
• Garantie le respect des prescriptions d’ordre financier et administratif propres au projet ;
• Exécute de manière autonome des tâches administratives et financières du projet en conformité avec les règles de la GIZ ;
• Dirige le personnel auxiliaire et coordonne l’administration du projet ;
• Met les nouveaux collaborateurs/nouvelles collaboratrices des services
administratifs au courant des procédures, des Orientations et règles et du code de conduite de la GIZ ;
• Procède tous les ans aux évaluations des résultats du personnel placé sous son autorité (entretien individuel) ;
• Supervise l’organisation des services logistiques, des ateliers, des formations et facilite le travail des consultants ;
• Gère les achats ;
• Gère et supporte des processus internes pour les appels d’offres, la préparation et le traitement des contrats pour les services d’experts et de conseil, ainsi que pour les immobilisations corporelles ;
• Assure l’efficience et l’efficacité de tous les processus commerciaux et administratifs du projet.
B. Attributions
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes:
1. Coordination :
• Organise et coordonner le déroulement des tâches et le travail des personnels auxiliaires ;
• Supervise l’assistante sur les dispositions relatives à l’agenda de la chargée du programme en ce qui concerne l’organisation et la coordination du planning des missions de supervisions de la chargée du programme ;
• Supervise la favorisation du flux d’information entres les collaborateurs/collaboratrices du projet, les partenaires et autres institutions ;
• Accompagne la chargée du programme ou d’autres membres de l’équipe à des réunions si nécessaires ;
• Prépare la planification des activités au niveau du projet ;
• Supervise l’assistante à la préparation et l’organisation des réunions
internes.
2. Administration :
• Applique les Orientations et règles de la GIZ dans le cadre des processus administratifs au sein des projets ;
• Garantie le bon fonctionnement des équipements et matériels nécessaires à l’exécution du projet (matériels informatiques, communication, véhicule, les ordinateurs et les logiciels sont opérationnels) ;
• Garantie un système de classement conformément aux normes de la GIZ ;
• Gère les procédures d’achat selon les règlements de la GIZ,
• Appuie la logistique à l’organisation des réunions, séances, séminaires, ateliers et formations et assurer le suivi jusqu’à la clôture du dossier (remise du report et paiement) ;
• Supervise l’exécution des tâches relatives à l’organisation de la réservation des billets d’avion, des chambres d’hôtel ;
• Garantie la gestion des contrats de consultations et des subventions locales avec des consultants des bureaux d’études conformément aux directives de la GIZ ;
• Supervise l’organisation logistique et administrative des voyages et des missions ;
• Gère les paiements aux participants aux formations, ateliers, etc et assurer le suivi ;
• Effectue des missions sur le terrain si nécessaire ;
3. Finance et comptabilité :
• Prépare le budget prévisionnel du projet et suit les dépenses au regard du budget alloué ;
• Pilote et surveille mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle liées aux activités de formations, ateliers et subventions locales ;
• Responsable du compte bancaire ;
• Supervise le comptable sur la saisie des justificatifs sur Cashbook Caisse et Banque ;
• Responsable des appels de fond avec concertation du CTP (approvisionnement, prévisionnel etc…) ;
• Responsable de la préparation et l’organisation des contrôle internes, audits internes et externe du projet ;
• Assure le règlement des factures des prestataires du projet conformément aux clauses contractuelles ;
• Suit du carnet de bord des véhicules du projet et suivi de la facturation ;
• Former sur le plan commercial du personnel de projet et des partenaires bénéficiant d’une subvention du projet ou de son exécution
4. Tâche à caractère général
• Remanie et améliore en permanence les processus de prestation internes des projets.
• Traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans le domaine des finances et des ressources humaines ;
5. Autres attributions
– Assurer le rôle de personne de contact pour les chauffeurs pendant leurs
déplacements conformément aux procédures sécuritaires
C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
– Diplôme de fin d’études de niveau BAC +5 en sciences de gestion, en économie ou discipline similaires
Expérience professionnelle
– Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans une organisation internationale
– Au minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de finance et au moins 3 ans à un poste similaire.
– Expérience dans la mise en œuvre de contrôles internes.
– Expérience professionnelle en gestion financière, comptabilité et en passation de marché.
– Expériences avérées dans la formation commerciale du personnel de projet et des partenaires bénéficiant d’une subvention du projet ou de son exécution.
– Très bonne connaissance Orientations et règles de la GIZ.
– Expérience en analyse des besoins en renforcement des capacités administratives et financières
– Expérience en organisation et mise-en-œuvre des formations internes
Autres connaissances/compétences
– Excellente compétences pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques telles que MS Office.
– Connaissances approfondies des logiciels SAP, Suite Winpaccs.
– Bonne connaissance des processus aux Bureaux GIZ.
– Très bonne maîtrise du français et des connaissances en Allemand et/ou Anglais.
– Capacité à motiver et accompagner les collaborateurs/collaboratrices.
– Grande capacité à réaliser un travail conceptuel autonome.
– Très bonnes aptitudes pour l’organisation et la communication, travail d’équipe, grande flexibilité et dévouement.
– Forte compétence interculturelle.
3) Comptable
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
– Assurer le bon déroulement des prestations au sein de la division et leur conformité avec les procédures de la GIZ en matière d’administration financière et de comptabilité.
B. Attributions
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
1. Affaires financières
Le/la titulaire du poste
– Aide à la gestion des dettes et des créances, y compris des subventions locales et des contrats avec les consultants nationaux ;
– Prépare les ordres de virement ou autres documents de banque et les vérifie avant exécution ;
– Effectue les transactions en monnaie étrangère et paiements mensuels et les optimise ;
– Assume la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements bancaires, les autorisations de prélèvement automatique, etc. ;
– Surveille les dépenses et fait les rapprochements bancaires ;
– Vérifie les enregistrements inhabituels dans le livre de caisse ;
– Tient la caisse et la Banque du projet GIZ Police selon les règles de la GIZ
– Exécute les travaux de comptabilité avec le programme de comptabilité WINPACCS CASHBOOK ;
– Transmet la comptabilité au Responsable Administratif et Financier pour contrôle et puis remet au comptable du bureau Régional ;
– Assure la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;
– Appui dans la préparation et l’organisation des audits internes et externes du projet ;
– Calcule les frais de mission du personnel national et partenaires pour les voyages à l’intérieur du pays ;
– Appui le calcul des décomptes de frais de mission du personnel national et des partenaires à l’intérieur du pays.
2. Autres attributions
Le/la titulaire du poste
– Photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
– Rend compte immédiatement au Responsable Administratif et Financier de tous les problèmes apparaissant dans le cadre de l’administration financière et de ceux concernant le respect des règles ;
– Se charge du classement dans le cadre de l’administration financière et traite les informations de manière confidentielle conformément aux règles de classement de la GIZ ;
– Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
– Être titulaire au moins d’un diplôme de BAC + 3 en Comptabilité, Finances,
Gestion ou tout autre diplôme équivalent ;
Expérience professionnelle
– Au moins 3 ans d’expériences professionnelles à un poste similaire.
– Des expériences dans un organisme international seraient un atout.
Autres connaissances/compétences
– Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
– La connaissance du logiciel de comptabilité WINPACCS, CASHBOOK serait un atout ;
– Très bonne connaissance de la langue véhiculaire européenne du pays ;
– Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions.
Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent ;
– Capacité de travailler sous pression et en équipe multiculturel ;
– Bonne aptitude relationnelle ;
– Bon sens de l’organisation du travail et respect des délais.
Pièces à fournir
Le dossier de candidature doit être constitué des pièces suivantes :
– Une lettre de motivation signée (strictement une page) portant un numéro
de téléphone (à adresser à Madame la
Directrice Administrative et Financière)
– Un CV actualisé avec photo, daté, signé puis comportant l’adresse de (03)
références (strictement trois pages)
– Les photocopies des Diplômes requis
– Les pièces justifiant l’expérience acquise (attestations de travail)
– Une photocopie de l’acte naissance ou du jugement supplétif ou de la carte
d’identité
Date limite de dépôt des dossiers
Toute personne intéressée par le présent avis devra envoyer un dossier de
candidature, à l’attention de Madame la Directrice Administrative et Financière,
sous pli fermé, au Bureau GIZ Cotonou, avec la mention suivante « Recrutement
externe pour le poste ………………………..« Préciser le poste choisi » (H/F)
Bande 4» au plus tard le vendredi 02 août 2019 à 17 h.
NB: La prise de service est souhaitée à compter d’octobre 2019.
Seuls (es) les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es) par
téléphone ou par mail pour la suite de la sélection. Pour toute information
complémentaire, veuillez appeler le département des Ressources Humaines du
bureau GIZ Bénin, au (00229) 21.31.03.95/21.31.01.67.