Recrutement d’un(e) Assistant(e) Administrateur Gestionnaire et d’un(e) Secrétaire Caissier(e)

 

AVIS DE RECRUTEMENT

COOPERATION BENINO-BELGE

 

L’agence belge de développement Enabel (ex-CTB) mobilise ses ressources et son expertise pour éliminer la pauvreté dans le monde. Contribuant aux efforts de la Communauté Internationale, Enabel agit pour une société qui donne aux générations actuelles et futures les moyens de construire un monde durable et équitable. Ses collaborateurs à Bruxelles et à l’étranger concrétisent l’engagement de l’Etat belge et d’autres partenaires au développement pour la solidarité internationale. Le Bénin est un pays partenaire de la Belgique depuis plus de 30 ans et Enabel Bénin a ouvert ses bureaux en 2000. La Belgique y mène des actions dans le secteur de la santé et de l’agriculture.

 

DANS LE CADRE DE SES ACTIVITES, ENABEL BÉNIN RECRUTE POUR LE COMPTE DU PROGRAMME D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DES FILIERES AGRICOLES (PROFI) :

• UN (E) ASSISTANT (E) ADMINISTRATEUR GESTIONNAIRE (NATITINGOU)
• UN(E) SECRETAIRE CAISSIER (E) (LOKOSSA).

 

Le programme Agriculture

Le Programme Indicatif de Coopération (PIC) 2013-2017 entre la République du Bénin et le Royaume de Belgique prévoit une contribution belge de 24 millions d’Euros pour le secteur agricole. Il marque le passage de l’approche « projet » à une approche « programme ».

Le Programme d’Appui au développement des filières agricoles est défini comme un ensemble d’interventions complémentaires et synergiques à différents niveaux stratégiques. Il se propose de combiner :

• Une composante d’appui institutionnel destinée à renforcer les capacités du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP), au niveau national et au niveau de ses services déconcentrés (12 DDAEP et 7 ATDA).
• Une composante opérationnelle destinée à améliorer la productivité et la rentabilité des filières riz, maraichage et anacarde dans les régions de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo.

La coordination des activités des deux composantes est réalisée au travers d’une unité d’appui et de coordination (UAC) située à Cotonou. Les modalités d’exécution sont identiques pour les deux composantes.

 

• UN (E) ASSISTANT (E) ADMINISTRATEUR GESTIONNAIRE(NATITINGOU)

 

Lieu d’affectation: Natitingou

Durée : Environ 13 mois, le PROFI se terminant le 31/12/2019

Prise de service : le plus rapidement possible et au plus tard le 01/11/2018

 

OBJECTIF DE LA FONCTION

Appuyer dans la gestion de la comptabilité, la gestion du FIT (logiciel de comptabilité), la gestion des immobilisations et le stock, appuyer dans la gestion des véhicules, la gestion des missions de l’Unité Fonctionnelle Régionale Atacora-Donga (UFR AD) de la composante opérationnelle du PROFI.

 

DOMAINES DE RESULTAT

Domaine de résultat 1 :comme rôle d’appui dans la gestion de la comptabilité et l’administration et des finances, l’AAG se charge de :

• Contrôler la conformité et l’exhaustivité des pièces justificatives avant paiement ;
• Préparer les paiements (OV/chèque) pour signature ;
• Suivre les paiements relatifs aux prestataires, fournisseurs et partenaires ;
• Préparer et participer au paiement des participants lors des activités ;
• Suivre les avances des missions/atelier ;
• Faire la vérification et l’archivage des pièces justificatives de paiement ;
• Effectuer le paiement des différentes retenues fiscales et sociales (AIB, TVA, IRPP, CNSS,…)
• L’élaboration mensuelle des états de rapprochement des comptes de trésorerie de l’unité fonctionnelle ;
• L’élaboration mensuelle des documents relatifs aux transferts des fonds opérationnels et veiller à leur suivi ;
• Effectuer le paiement de frais aux participants lors des activités séminaire/Atelier;
• Appuyer l’AG (Administrateur Gestionnaire) dans les conseils au personnel de l’UFR et des partenaires en matière de procédures financières, comptables et outils connexes (p.ex GRH (logiciel de gestion des ressources humaines);
• Appuyer l’AG dans les CDD (cercles de développement : système d’évaluation propre à Enabel) des chauffeurs et les hommes d’entretien ;
• Appuyer l’AG dans le cycle d’achat avec la saisi des données dans le GCA (logiciels achats et MP);
• Appuyer l’AG avec une contribution de données au rapportages requis (évaluations, …).

Domaine résultat 2 :Comme rôle d’appui dans la gestion du FIT (logiciel de comptabilité) l’AAG se charge de

• Saisir de manière quotidienne les pièces comptables dans le FIT ;
• Transmettre la compatibilité du projet dans les délais ;
• Procéder à l’enregistrement des numéros sur les pièces comptables après clôture de la comptabilité ;
• Veiller au suivi et à la mise en application des recommandations du contrôle comptable des responsables/contrôle interne avant la prochaine clôture mensuelle.

Domaine résultat 3 :Comme rôle d’appui dans la gestion des immobilisations l’AAG se charge de :

• Actualiser l’inventaire du patrimoine du projet après chaque entrée (dans le registre d’inventaire et l’inscription des nouveaux codes d’inventaire) ;
• Utiliser de manière exhaustif le logiciel GACi (logiciel des immobilisations) pour la saisie de toute immobilisation ;
• Informer l’UAC (Unité d’Appui et de Coordination située à Cotonou) après chaque clôture comptable pour tout achat devant entrer dans les immobilisations et achetés directement par l’UFR (remise copie facture et n°);
• Faire signer les mises à dispositions par les utilisateurs ;
• S’assurer de la présence d’une liste exhaustive des immobilisations dans chaque bureau ;
• Participer à l’inventaire semestriel des immobilisations du projet.

Domaine résultat 4 :Comme rôle de gestionnaire de stock des fournitures et consommables de bureau,

• Suivre les mouvements (entrée/sortie) ;
• Procéder à l’inventaire périodique ;
• S’assurer de la disponibilité permanente de stock (réquisition, demande de pro-forma, établissement du bon de commande …).

Domaine résultat 5:Comme rôle d’appui dans la gestion des véhicules et les accords-cadres         10%

• Assurer le suivi de l’utilisation des véhicules du projet (carburant, entretien, planning des chauffeurs) ;
• Faire le suivi mensuel de l’utilisation des véhicules du projet (rapprochement entre les enregistrements dans le cahier de bord du véhicule, les fiches d’invention technique et les enregistrements comptables) ;
• Faire le suivi de la maintenance et la bonne gestion du patrimoine (matériels, mobiliers, véhicules) ;
• Assurer que pour le suivi des accords-cadres le rapportage vis à vis l’UAC (Unité d’Appui et de Coordination situé à Cotonou) se fait de manière régulier (tous les 2 mois).

 

DIPLOME ET/OU NIVEAU DE FORMATION, CONNAISSANCES ET EXPERIENCES REQUIS POUR LA FONCTION

• Être de nationalité béninoise ; être titulaire d’une licence en gestion, d’un diplôme de l’ENEAM 1 (option gestion) ou tout autre diplôme équivalent ; (min BAC+3) ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans en gestion financière et administrative ;
• Avoir une connaissance avérée de logiciels de gestion comptable et de Excel ;
• Avoir une bonne connaissance de comptabilité, des mécanismes et procédures de financement de projets de développement ;
• Avoir une expérience des procédures de passations de marchés publics ;
• La connaissance des programmes Enabel au Bénin constitue un atout.

 

QUALITÉS RECHERCHÉES

• Être capable de faire des déplacements sur le terrain sur demande ;
• Pouvoir travailler en équipe pluridisciplinaire et multiculturelle et sous pression ;
• Être systématique dans le suivi et proactive dans la récupération des données pour en assurer le suivi ;
• Être précis, proactif, dynamique, flexible, communicatif, empathique… ;
• Avoir le sens de l’initiative et une bonne capacité de feedback.

 

• UN(E) SECRETAIRE CAISSIER (E)(LOKOSSA)

 

Lieu d’affectation: Lokossa

Durée : Environ 13 mois, le PROFI se terminant le 31/12/2019

Prise de service : le plus rapidement possible et au plus tard le 01/11/2018

 

OBJECTIF DE LA FONCTION

Assurer la tenue du secrétariat et la caisse de l’Unité Fonctionnelle Régionale Mono-Couffo (UFR MC).

 

DOMAINES DE RESULTAT

Domaine de résultat 1 :Comme (rôle) de gestionnaire du secrétariat, pour l’intervention UFR MC, le/la secrétaire caissier (e) est chargé (e) de :

• Accueillir, introduire et orienter les visiteurs ;
• Appuyer la prise en charge des visiteurs et experts en mission.
• Assurer le standard téléphonique (réception/émission/transfert d’appels) ;
• Rédiger les PV des réunions de l’UFR/MC à la demande ;
• Réaliser des lettres standards ;
• Dactylographier certains courriers/documents ;
• Assurer le lay-out des documents et présentations, et d’introduire des corrections dans des textes tout en respectant le courrier type/style de la maison
• Actualiser le carnet d’adresses/téléphones/mail de l’UFR/MC ;
• Assurer l’archivage des documents du secrétariat en papier et par le scannage utilisant le logiciel GACi (module scannage) ;
• Collecter la documentation de façon proactive ;
• Envoyer mensuellement sur clef scans des contrats, avenants, marchés publics notifiés, conventions signées à l’UAC (Unité d’Appui et de Coordination située à Cotonou) pour des montants inférieurs à 25.000 EUR
• Organiser des copies et des reliures de dossiers et assurer leur circulation et leur confidentialité
• Gérer les e-mails d’intérêt générale ;

Domaine résultat 2 :Comme (rôle) gestionnaire du courrier entrant et sortant le/la secrétaire caissier (e) est chargé (e) de :

• Traiter le standard courrier entrant : réception, enregistrement dans le registre, affectation aux responsables pour annotation, scannage, enregistrement dans le logiciel de gestion des courriers et envoi par mails/hard aux concernés ;
• Traiter les factures : réception, enregistrement dans le registre, affectation aux responsables pour annotation, scannage, classement électronique, transmission à l’AAG ;
• Traiter les courriers concernant les CS (et en phase final des AE/AF) (contrat, demande de paiement, PV CRA,…) : réception, enregistrement dans le registre, affectation aux responsables pour annotation, scannage, classement électronique, constituer de toute la documentation liée au contrats et de faire la transmission à l’AT concernée ;
• Traiter les courriers sortants : rédaction des correspondances, saisie des documents, envoi à l’expéditeur pour correction et signature, scannage et envoi sous pli-fermé/par mail, de suivre les signataires ;
• Utiliser le logiciel GBO pour l’archivage correcte du courrier.

Domaine résultat 3 :Comme (rôle) d’appui dans la gestion des activités courantes le/la secrétaire-caissier (e) est en charge de :

• Gérer l ’agenda des responsables et des cadres de l’UFR/MC ;
• Assurer la planification et le suivi des congés du personnel (demande d’absence, congés légaux,..)

Domaine résultat 4 :Comme rôle d’appui dans l’archivage des documents de l’intervention, le/la secrétaire-caissier (e) est en charge de :

• Appuyer l’archivage des dossiers MIC et CS (Accords d’Exécution et finances en phase de clôture) conformément à une check-list annexée (contrats, avenants, demande de tranches, rapports de suivi techniques et financiers, pièces justificatives,..) ;
• Appuyer l’archivage des dossiers des Marché Public dans le logiciel GCA (logiciel d’achats) et en version hard (dossiers d’appel d’offres, demandes de renseignement et de prix, demandes de cotations, appel à manifestations, contrats, rapports, PV, etc…) ;
• Appuyer dans l’archivage de documents finaux sur le serveur dans l’index file de la CTB.

Domaine résultat 5 :Comme gestionnaire de la caisse et des tickets valeurs, le/la secrétaire-caissier (e) sera en charge de :

• Assurer la tenue de la caisse de menues dépenses de l’UFR/MC ;
• Assurer l’approvisionnement régulier de la caisse ;
• Vérifier avant tout paiement, la conformité et la fiabilité des pièces justificatives ;
• Assurer la liquidation des dépenses de caisse ;
• Tenir à jour les pièces comptables de caisse ;
• Tenir avec rigueur le brouillard de caisse de l’UFR/MC ;
• Participer au paiement des participants lors des activités ;
• Remplir les fiches de sortie pour les ticket valeurs

Domaine résultat 6 :Comme appuyeur dans l’organisation logistique des missions sur le terrain, ateliers et rencontres, le/la secrétaire-caissier (e) sera en charge de :

• Appuyer à la gestion des missions (réception TDR validé, édition d’OM, de demandes d’avance, puis transmission pour signature.) ;
• Utiliser le logiciel GM (gestion de missions) ;
• S’assurer de la réservation des salles/chambres d’hôtel des participants/pauses café et déjeuner (demande de pro-forma et établissement du bon de commande puis transmission pour signature) ;
• S’assurer de la disponibilité en salle de tous le nécessaire pour le bon déroulement des activités (vidéoprojecteur, multiprise, kit de formation, …) ;
• Appuyer le paiement de frais aux participants lors des activités séminaire/Atelier ;
• S’assurer que les termes de références et les rapports de missions sont remis avant la remise d’une nouvelle avance

 

DIPLOME ET/OU NIVEAU DE FORMATION, CONNAISSANCES ET EXPERIENCES REQUIS POUR LA FONCTION

• Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieure (BTS) en Secrétariat, d’un diplôme de l’ENEAM 1 (option gestion) ou toute autre diplôme équivalent (Min BAC + 2) ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans en Secrétariat et gestion administrative ;
• Avoir une bonne maîtrise des outils informatique et posséder de très bonne connaissance en MS Office (Word, Excel, Power Point) ;
• Avoir une expérience dans la gestion des programmes d’investissement dans le secteur agricole est un atout.

 

QUALITÉS RECHERCHÉES

• Être capable de travailler en équipe et montrer une grande disponibilité ;
• Pouvoir travailler en équipe pluridisciplinaire et multiculturelle et sous pression ;
• Être systématique dans le suivi et proactive dans la récupération des données pour en assurer le suivi ;
• Être précis, proactif, dynamique, flexible, communicatif, empathique… ;
• Avoir le sens de l’organisation, de la planification, d’initiative et une bonne capacité de feedback.

Pièces à fournir

–              Une lettre de motivation ;

–              Un Curriculum Vitae détaillé et signé précisant les tâches et responsabilités des précédents emplois ou expériences pertinentes avec le poste ;

–              Photocopies légalisées des diplômes obtenus ;

–              Photocopies légalisées des attestations de travail/ contrats de travaux en lien avec les expériences pertinentes avec le poste (les originaux seront présentés à l’entretien) ;

–              Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ;

–              Photocopie légalisée du certificat de nationalité béninoise.

 

Procédure de sélection du candidat

• La présélection se fera sur la base de l’examen du dossier fourni.
• Les candidats présélectionnés seront invités pour un test écrit.
• Seuls les candidats ayant passé avec succès le test écrit seront invités pour un entretien individuel devant un jury.

 

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

 

Dépôt des Dossiers :

Les personnes intéressées par les présents avis sont priées de déposer leur dossier de candidature complet sous pli fermé au plus tard le lundi 29 octobre 2018 à 10 h 00à la Représentation Enabel avec la mention :

 

« Candidature au poste d’Assistant Administrateur Gestionnaire pour le PROFI (Natitingou)» ou « Candidature au poste de Secrétaire Caissière pour le PROFI (Lokossa) »

Agence Belge de Développement (Enabel)

Lot A1, quartier « Les Cocotiers » Cotonou

Tél : +229 21 30 59 37